3CX Windows Softphone をセットアップして日常のビジネスフォンとして使用する方法です

このガイドでは、3CX Windows Softphone をセットアップする方法と、日常のビジネス電話として使用するために必要な主要機能について説明します。

3CX Windows Softphone とは何ですか?

最新の3CX Windows Softphone ネイティブ アプリは Microsoft Store から入手でき、私の PC をビジネス電話に変えてくれました。従来のデスクフォンがなくても、インターネット経由で電話をかけたり受けたりできます。 

このアプリは、より広範な 3CX Phone System (PBX) の一部であり、Windows システムを組織のビジネス コミュニケーション環境に接続します。

設定が完了すると、Windows アプリから直接、会社の連絡先へのアクセス、通話の転送、会議の開始、自分の空き状況の変更を行うことができました。

この方法で特に気に入っているのは、ビジネス用内線が自分のデスクに固定されないことです。働く場所を問わず、ヘッドセットと 3CX を使えば、個人の番号を公開することなく、会社の電話システムを通じて通話できました。ハイブリッド ワークやリモート ワークでは、専用の電話ハードウェアに依存するよりもはるかに柔軟だと感じます。

はじめに

始めるのは簡単です。Microsoft Store から 3CX Windows Softphone をダウンロードするだけです。

次に、起動後、“Your 3CX Account Details” メールに記載されている 3CX URL を入力します。 

メール アドレスまたは内線番号を使用してサインインし、パスワードを入力すると、アプリがアカウントを自動的にプロビジョニングします。2 要素認証 (2FA) が有効な場合は、セキュリティ PIN も入力する必要があります。

3CX では Google または Microsoft 365 でのサインインもサポートされており、認証のためにブラウザーが開き、その後アプリに戻ります。

通話の発信と管理

3CX Windows Softphone での通話は、通常の電話を使うのとほぼ同じ感覚で、すべてをデスクトップから操作できました。ダイヤルパッドを使って番号を入力したり、名前で同僚や連絡先を検索したりできました。

通話を開始するには、電話アイコンをクリックするだけです。

接続すると、Softphone には、ミュート、通話の保留、会話の録音、別の通話の開始など、日常的な操作のための画面上のコントロールが表示されます。また、Conference を選択して別の参加者を追加することで、既存の通話をアドホック会議に変更することもできました。

通話転送も同様に簡単です。Blind Transfer では、最初に転送先の相手と話すことなく、発信者を直接別の内線番号に転送します。 

または、Attended Transfer を使うと、事前に転送先に連絡し、通話を転送する理由を説明してから、二者をつなぐことができました。これは、同僚に背景情報を伝えずに顧客を転送したくないことが多いビジネス環境で特に便利です。

ステータスを設定してリモートで働く

3CX では、自分が対応可能かどうかを同僚に簡単に示すことができます。Softphone の左上隅にあるプロフィール画像をクリックして、適切なステータスを選択できました。 

これらのステータスには異なる通話処理ルールを設定することもできるため、対応できないときには着信を同僚やボイスメールに転送できます。より詳細な転送ルールは Web Client から設定できます。

より広範な3CXシステムは、リモートワークやハイブリッドワークにも適しています。3CXはWindows Softphoneに加えてiOS、Android、Webアプリを提供しており、PCから離れてもビジネス用の内線番号を持ち運べます。つまり、個人の番号を公開することなく、オフィスの番号で通話の発着信を続けられます。これは在宅勤務中や移動中に特に便利な機能です。

ホットキーとシステム トレイへの最小化

また、一般的な操作にホットキーを設定しておくのも便利だと感じました。Settings > Hotkeys を開きます。 

ここで、制御したい操作を選択し、お好みのキーボード ショートカットを入力します。3CXは、ダイヤラーの起動、通話への応答や拒否、通話の保留、発信者をボイスメールへ送る操作、ブラインド転送やアテンド転送の実行などのホットキーをサポートしています。

最大の利点は、3CXを最小化していてもこれらのショートカットが機能し続けるため、電話がかかってくるたびにアプリを元の表示に戻す必要がないことです。

また、system tray minimization を有効にしておくことをお勧めします。メイン ウィンドウを閉じても3CXはバックグラウンドで動作し続け、着信やメッセージを引き続き通知してくれます。 

3CX Admin Consoleの使用

Softphoneアプリが日常のコミュニケーションを処理する一方で、管理者は3CX Admin Consoleを通じてはるかに多くのコントロールを得られます。3CX V20では管理機能がWeb Clientに組み込まれているため、適切な権限を持つユーザーは別の管理アプリケーションを開かなくてもアクセスできます。

インターフェイスは比較的わかりやすく、操作しやすいと感じました。ユーザーと内線の追加、電話機と転送ルールの設定、ユーザーの部門への整理、着信の処理方法の管理などを行えます。 

たとえば、Call Handling ではリング グループとキューを作成でき、Office Hours では営業中、休業中、休憩中に電話をどこに転送するかを決定します。

アクセスはロールベースであるため、通常のSoftphoneユーザーが会社全体の設定を自動的に制御できるわけではありません。Department Administrator、Manager、System Administrator、System Ownerなどのロールによって、段階的に異なる管理者権限が提供されます。

BLFパネルで同僚の状況を確認する

多くの着信を処理するチームにとって、BLF (Busy Lamp Field) パネルは他の内線の状態をすばやく把握する手段を提供します。これを使用して、同僚が応答可能か、すでに通話中か、その他の理由で手が離せないかを、事前に連絡せずに確認できました。

BLFは通話の転送もより速くします。毎回内線番号を検索する代わりに、パネルを使って頻繁に連絡する同僚を確認し、通話を直接転送できます。 

管理者はユーザーにBLFキーを設定できます。この機能は、社内で定期的に電話を取り次ぐ受付担当者、アシスタント、顧客対応チームにとって特に便利です。

3CXをビジネスソフトウェアに接続する

3CX Windows Softphoneのもう一つの便利な点は、他のビジネスソフトウェアと連携できることです。このアプリはCRMの連絡先へのアクセスをサポートし、3CXはさまざまなCRM、ERP、会計プラットフォームとの統合を提供しています。

私が確認した例の一つは、会計や税務の専門家がよく使用するDATEVソフトウェアとWindowsアプリを統合するDATEV Connectorでした。 

設定が完了すると、着信番号がDATEVの連絡先と自動的に照合され、応答前に発信者の情報が表示されます。また、通話メモや履歴を個別に管理するのではなく、該当するDATEVレコードに関連付けることができるため、クライアント対応の時間を節約できることもわかります。

逆方向でも機能し、クリック・ツー・ダイヤルを使用すると、DATEVから直接電話をかけることができます。セットアップには、3CX Windows App V5.5以降、3CX TAPI Driver、DATEV Pro、DATEV Telephony Basisが必要です。

3CXのプランと料金

3CXは、多くのビジネス電話システムとは異なる料金体系を採用しています。ユーザーごとに月額料金を請求するのではなく、有料プランは、企業が必要とする同時通話数に応じてシステムごと、年ごとに価格設定されています。

Basic、Pro、AIの各エディションがあります。例：

たとえば、同時通話数16が必要で、最大80ユーザーをサポートするシステムの場合、価格はBasicが年間600ドル、Proが年間750ドル、AIが年間1,095ドルと表示されています。

そのため、従業員数そのものよりも、同時に通話する可能性のある人数の方が重要になります。3CXにPBXインフラを管理してもらいたい場合は、自分でホスティングするのではなく、ホスティングを追加することもできます。価格には適用される税金は含まれておらず、変更される可能性があるため、プランを選択する前に最新の3CX料金ページを確認することをお勧めします。

AIエディションの利用

AIエディションには、Windows Softphoneを補完する機能も追加されています。録音された通話やボイスメールは文字起こしと要約ができるため、録音全体を聞かなくても会話を確認できます。3CXは通話の感情分析も行えるほか、AIエージェントが着信をスクリーニングし、応答前に誰が何のために電話をかけてきたのかを表示できます。

まとめ

3CX Windows Softphoneは、従来のデスクフォンを置き換えるだけにとどまりません。発着信が本来の目的であることに変わりはありませんが、簡単なSSO、リモートアクセス、通話転送、会議通話、デスクフォン制御などの機能により、日常業務に柔軟に対応できるツールとなっています。さらに、幅広いビジネス統合や管理オプションを加えることで、コミュニケーションニーズの拡大に応じて3CXを成長させる余地も十分にあります。